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在宅勤務のホウレンソウ「シンプルなルールでコミュニケーションを円滑に」

在宅勤務のホウレンソウ「シンプルなルールでコミュニケーションを円滑に」

こんちは!かじっくす(@tomo345)です。

富山の企業では珍しい在宅勤務スタイルを2019年6月からスタートしております。

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「お家で仕事するって言うけど、実際コミュニケーションはどうやってとってるの?」

多くの方が気になる部分かと思います。というわけで、本記事では在宅勤務のホウレンソウ・コミュニケーション手段について書いていきます。

これから在宅勤務にチャレンジしたい、検討していきたいという方の参考になれば幸いです。

この記事でわかること

  • 在宅勤務のコミュ力をアップさせる3つのポイント
  • シンプルルールでwin-winな関係づくり
  • 在宅勤務で大活躍する3つの便利ツール

かじっくす

さっそく、紹介していきます。

仕事内容

仕事内容

かじっくす

まずは、こちらのブログを初めて読むという方のために、自分の仕事内容をサクッと紹介します。
【富山で在宅勤務】働き方を多様化させる3つのステップ【富山で在宅勤務】働き方を多様化させる3つのステップ

製薬メーカーの社内SE

仕事は、富山県内にある製薬メーカーの社内SEです。2015年にSier会社から転職、残業ゼロのホワイト企業に勤めています。

システム導入支援や社内インフラのメンテナンスがメインのお仕事です。

と表向きには言っておりますが、社内では自分のことを提案ハンターと名乗っております。「とにかく業務改善が大好き」で、いつも現場でネタを探しては、ズバッとプログラミングの力で解決しています。

かじっくす

現状維持よりも、未来志向!ストレングスファインダーでもベスト5にある要素の1つです。

1日のスケジュール

そんな自分なわけで、打ち合わせ以外は原則としてずっとデスクワークしております。キャプ翼の「ボールが友達」ならぬ、「パソコンが友達♪」って感じですね。

そんな仕事内容だったので、仕事の事だけ考えると在宅勤務にシフトしても全然いけました!

とはいえ、在宅勤務の制度があったわけでもありません。経営者の方々をはじめ、周囲の方々のサポートがあっての実現でした。

【中小企業向け】在宅勤務の導入!!7つのポイントを解説【中小企業向け】在宅勤務の導入!!7つのポイントを解説

在宅勤務導入の背景

在宅勤務の導入の背景について説明していきます。ズバリ、きっかけは育児、育児休暇取得の相談を上司にしたところ、「在宅勤務トライしてみないか?」とオファーをいただいたんですよね!

“フルタイムで働くことは困難”という方のために、無理なく働ける制度を作っていきたい。

人事課の掲げている目標でした。社内の女性の割合も40%以上、このような選択肢は絶対需要があるなと自分自身も共感しました。

かじっくす

フルタイムで働くことは難しいので、場外みなし労働を導入しております。詳しく知りたい方は、こちらの記事をチェックしてみてください。

在宅勤務のホウレンソウ

かじっくす

さてさて、ここからが本題です。

今まで会社で取り組んでいた仕事を家でやるわけですから、圧倒的にコミュニケーションをとる機会が減ってしまいます。

これは管理職・マネージャーにとっては、デメリットですよね?

でも、安心してください。以下の3つのポイントをおさえれば円滑にコミュニケーションを交わすことができます。

3つのポイント

  • リアクションを素早くする
  • 信頼できるチームづくり
  • シンプルルールで持続性アップ

リアクションを素早くする

「えったったそれだけ?」って思いましたか?

でも、重要なことなんです。ビジネス書にも、仕事ができる人を返信が早いって書かれていることが多いですよね?

リアクションが早い = 状況が見える = 信頼関係が構築できるといった方程式が成り立っているんですよ。在宅勤務の場合は物理的に見えない状況が多いため、リアクションが遅いとブラックボックス化してしまいます。

時間がとれない場合であれば、「いいね」ボタンを押すだけでも違います。ぜひ、素早いリアクションを心がけてください。

信頼できるチームづくり

会社勤務では、決められた環境・労働時間で働くため安定した生産性・パフォーマンスを生み出すことができます。

一方で、在宅勤務の場合はその部分を会社側・上司がコントロールすることはできません。

かじっくす

本人の意思・実力を信じるのみ!

とはいえ、お家で働くようになってパフォーマンスがグーンと向上するわけもありません。

親がいるから(会社で働いているから)、宿題をする(仕事をする)

こんなメンタルでは信頼関係は築けません。会社勤務の間に圧倒的な成果を出すことが在宅シフトへのキーとなってきます。

シンプルルールでwin-winの関係づくり

成果報告については、シンプルなルールで持続性を重視するのがおすすめ。今回の在宅勤務トライアルでは、以下のような日報を提出しています。

日報の内容

  • 全体の作業時間
  • 作業内容
  • 相談事項

あくまで1日トータルの成果報告のみ。シンプルで負担のない報告だからこそ、毎日続けられます。

かじっくす

細かい話は、日頃のチャットで行っていきましょう。

在宅勤務で大活躍する3つのツール

在宅で活躍する3つの便利ツール

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最後に会社×在宅の混ざったチームで仕事を円滑に進められる便利ツールを紹介していきます。

チャットツール

チャットツールはスレッド分けて会話ができるので、キャッチボールがスムーズになります。メールの場合、いちいち挨拶文を入れるのも手間ですからね。

うちの会社ではOffice365を導入しており、その中のチャットアプリ「Teams」を活用しています。Slackチャットワークなど無料でメジャーなチャットツールはたくさんあります。

コミュニケーションが活性化されることは間違いないので、ぜひぜひ試してみてください。

クラウドストレージ

データのやりとりもメール添付は非効率なのでやめましょう。一元的に管理するならクラウドストレージの利用がおすすめ。

自分たちは、Office365のOne Driveを活用しています。

データ管理の煩雑さもなくなりますし、サーバ更新もないので管理コストグッと下がります。

iPhone

いざという時に会話ができる環境はマストですね。しかもiPhoneであれば、Office365のアプリも利用可能

TeamsやOutlookの返信もスマホでサクッとできるので、在宅勤務の人には1台渡してあげてください。

まとめ

在宅勤務のホウレンソウ・コミュニケーション手段について紹介してきました。色々とアドバイスを書いてきましたが、1番大事なのは信頼関係を築くこと。

お互いに同じ職場にいる、就労時間がある。これらはある程度の生産性は保証してくれても必ずしも比例するわけではありません。

在宅勤務を取得する前に自分のポテンシャルを磨いておくことは必須です。自分の場合はそれがプログラミングでした。

働き方改革という言葉が先行していますが、自分磨きと業務改善に取り組むことが在宅勤務の近道です。本記事で紹介したツールを利用されていない方は、ぜひぜひ自分たちの部署に導入してみてください。

みんなで、より豊かで働きやすい世の中を作っていきましょう!

かじっくす

最後まで読んでいただいて、ありがとうございました。
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