30代の働き方 在宅勤務・ワーク

在宅勤務のホウレンソウ「シンプルなルールでコミュニケーションを円滑に」

プログラミングスキルを身につけるメリット




悩んでいる人
在宅勤務のコミュニケーションってどうやって取ってるの?うまくいくものなの?

こんな疑問にお答えします。

▼ 本記事で紹介する内容 ▼

  • 在宅勤務の仕事内容
  • 在宅勤務のコミュニケーション
  • 在宅勤務で活躍する便利ツール

▼ 本記事の信頼性 ▼

この記事を書いたぼくは、IT企業(SIer)から製薬会社に転職し、現役の社内SEです。
2019年6月から12月まで、在宅勤務を続けております。

都会のIT企業ではスタンダードになりつつある在宅勤務、テレワーク。しかし、地方の中小企業や業界によってはまだまだ導入にはいたっていません。

「お家で仕事する」ってイメージが湧かないし、コミュニケーションってとれるものなの?

こちらの記事では、IT企業ではない製薬メーカーで働くぼくの在宅勤務のリアルな情報をご紹介。

会社と自宅、物理的な距離はありますが今の時代は便利な道具たちが解決してくれます。ITの進化と共に、ぼくたちの働き方も変わっていきましょう。

というわけで、今回は「在宅勤務のコミュニケーションの取り方と便利ツール」をご紹介!

もっと多くの会社で在宅勤務が導入されてほしい。本記事の内容を参考にしていただけたら幸いです。

社内SEの仕事

社内SEの仕事

2015年にSIerから製薬メーカーに転職し、現在は社内SEとして働いております。社内SEの仕事ってあまりイメージがわかりづらいかもしれませんが、7つの仕事に分けると以下のとおりです。

社内SEの7つの仕事

  • ヘルプデスク・トラブル対応
  • システム導入支援
  • PC・サーバ・ネットワーク保守・運用
  • RPA・マクロのツール開発
  • Webサイト制作・更新
  • 働き方改革推進の仕事
  • 庶務的な業務

在宅勤務時には上記の業務をすべて遂行することは、もちろん不可能です。

悩んでいる人
パソコンの電源が入らないのですが、どうしてらいいですか?

こういったヘルプデスク業務は在宅勤務に向いておらず、社内に残っているメンバーにお願いしております。

ぼくが在宅勤務をスタートしてから取り組んでいるのは、プログラミングと働き方推進の仕事がメインです。

>> 社内SEのスケジュールを公開「残業ゼロで終わらせる7つのお仕事」

プログラミング(開発)の仕事

プログラミングの仕事

育児をきっかけにトライアルという形でスタートした在宅勤務。ぼくが取得できたのも、プログラミングスキルがある事が1番大きかったです。

開発案件については、東京のIT企業と同様にパソコンとWi-Fiがあれば仕事になりますからね。

悩んでいる人
えっ社内SEってプログラミングする機会あるの?
あります。正確に言うとつくります。
メーカーは様々なところでアナログな部分が多いんですよね。
そんな課題をSIer時代のスキル・ノウハウで解決していきます。
かじっくす

具体的に今取り組んでいる仕事は、以下のとおりです。

  • 生産計画ソフトのリニューアル
  • Webサイトの改修
  • RPAとVBAによる業務効率化ツールの作成

働き方改革改革の仕事

働き方改革推進の仕事

製造や品質管理、MRなど様々な職種が存在する製薬メーカーにおいて、働き方改革を進める事は一苦労です。

在宅勤務や時間給、評価制度など、見直しが必要な課題は山のようにあります。

ぼく自身総務に所属していることもあり、社内SEという立場にいながらガイドラインの作成に取り組んでいます。

これだけ時代が進化しているのに、会社員の働き方がまったく変わらないのはおかしいと思いませんか?

口だけになるのは嫌なので、自らが手を動かしてカタチにしています。

在宅勤務のコミュニケーション

在宅勤務のコミュニケーション

ぼくの仕事のお話をしたところで、いよいよ本記事のメイン「在宅勤務におけるコミュニケーションの取り方」についてお話していきます。

会社と自宅という物理的な距離は、会社勤務と比べるとコミュニケーションが取りづらくなるのは間違いありません。

でも、よく考えてみて欲しいんです。

あなたは、友達や家族と会わないとコミュニケーションとれませんか?

答えはNoですよね。LINEでメッセージを送ったり、通話したり、普段から文字や音声で普段から連絡を取り合っているはずです。

在宅勤務って聞くと難しく考えがちなのですが、プライベートのコミュニケーション方法を使えば解決することがほとんどです。

メッセージからはじめる

メッセージからはじめる

社内でコミュニケーションをとる時はどんな順番で行っていますか?おそらく以下のような優先順位を続けていませんか?

  1. 会話
  2. 電話
  3. メール

「ベストは会って話す」はわかります。しかし、その感覚を続けていては在宅勤務・テレワークの導入は難しいです。

以下のような優先順位に変えていきましょう。

  • チャット(メール)
  • 電話
  • 会話

ポイント

社内で文字ベースの連絡を取り合う場合、メールではなくチャットツールの導入をおすすめします。理由と効果は後ほど…。

在宅勤務では、チャットでコミュニケーションをとっていますが、問題ありません。時折、補足が必要な時に電話やオンライン会議をする程度。

悩んでいる人
えー手間が増えて面倒じゃない?

そんなことはありません。部署内ではスムーズにコミュニケーションがとれてます。さらに、チャットツールは相手の状況を気にせずに思いを伝えられるので、より密な連絡が可能です。

正直なところ嫌がるのは、ITリテラシーの低い人が多いアラフィフ世代。20~30代は日頃からSNSを使う習慣があるので、チャットの方が便利って声もあります。

ただし、メーカーの場合、製造部門との連絡手段はどうしても電話や会話せざるを得ない状況です。ぼくの場合は、そこまで影響は出ていませんが、仕事内容やポジションによっては課題となりますのでご注意ください。

成果主義で評価すればプロセスは関係ない

成果主義で評価すればプロセスは関係ない

在宅勤務においては、目に見える部分が少ないため、成果100%の評価になります。ぼくも、日頃から使用している目標設定シートの結果がそのまま賞与・昇給の評価に反映されています。

そもそも働くって、自身の価値を生み出して提供していくこと。その対価として給与を貰っているんですね。

学生時代を思い出してください。

どれだけ勉強を頑張っても、点数が高くなければ評価されませんよね?

ぼくの場合は在宅勤務を取得することで、より成果物に注目してもらえるようになりました。(まぁ、当たり前のことなんですけどね笑)

何を言いたいかというと、在宅勤務において何時間働いたかを管理するのはナンセンスだということ。成果として何を残したのか、それは期待通りの結果なのか、アウトプットに注目して評価をしてあげてください。

就業時間で評価しようとすると、育児や介護での在宅勤務での取得も難しくなりますからね。

  • 働いた時間ではなく、成果を評価する
  • マネージャー・対象者でコミットした目標を設定する

目標達成度の共有はこまめに

目標達成度の共有はこまめに

目標設定が大事というお話でしたが、そのあとの運用も大切になってきます。

ぼくの会社の場合、目標設定後は中間と最終の2回のみ。在宅勤務に関係なく、そもそもこの回数って少ないと思いませんか?

在宅勤務をきっかけに、週に1回チームミーティングを行っています。仲間の仕事状況や相談事が把握できるようになり、前よりチーム力が増しました。

ボヤッとしていた目標設定と評価の改善に繋がったのは、在宅勤務導入の副産物です。

  • 細かい情報共有により、チーム力がパワーアップ
  • 在宅勤務は目標設定・評価の適正化に繋がる

在宅勤務で活躍する便利ツール

在宅勤務で活躍する便利ツール

そんな在宅勤務を続けて半年間が経過。社内の人たちとコミュニケーションをとる際に役に立ったツールを紹介していきます。

Teams | Office365

Teams | Office365

メッセージベースのやりとりにはチャットツールが絶対マストです。あなたもプライベートでほぼ100%、LINEやSNSのDMを利用してませんか?

もう体感されていると思いますが、チャットツールがの便利な理由をあらためて整理しましょう。

  • 情報共有がグループ単位で可能
  • リアルタイムなキャッチボールができる
  • 挨拶や署名などの定型文が必要ない

ぼくの会社では、社内全体にOffice365を導入しております。チャットアプリのTeamsを活用することで、社内の人たちとの円滑なコミュニケーションを実現!

有料のものではなくても、Slackチャットワークなど、無料で便利なソフトもあるので、ぜひ使ってみてください。

SharePoint | Office365

SharePoint | Office365

こちらもOffice365のソフトになります。iCloudのようにクラウドストレージを利用が可能です。

データのやりとりのメール添付は非効率ですし、ファイル管理が煩雑になるのでやめましょう。

Teamsであれば、同じOffice365製品なのでデータ連携も楽チン。ファイル、フォルダのリンクを送るだけで、最新データの共有が簡単にできます。

iPhone

iPhone

電話機能が利用できるのが最大の目的。しかし、Office365のiPhoneアプリの活用も同じくらい重要な機能です。

Teamsのビデオ会議やオンライン通話も利用は、外出先でのミーティング参加を可能にします。

かじっくす
画面共有もお互いにできるので、資料を見ながらの会議もできます。

ExcelやOutlookなど、すべてのOfficeアプリが使えるので、在宅勤務の方には1台貸与してあげましょう。

まとめ

在宅勤務のコミュニケーションと便利なツールについて紹介してきました。

今回紹介した考え方・方法は、在宅勤務に限らずに、より働きやすい環境づくりや成果達成のためにも効果が出ます。

ぼくたちも在宅勤務を経験して、あらためて仕事の定義、目標と評価について考えるようになりましたね。

今回は以上です。これから人生100年時代、100人いたら100とおりの働き方があるはず。在宅勤務やテレワークといった働き方が東京のIT企業の一部だけではなく、地方の色々な企業にも広がるとことを祈っております。

そんな社会の実現を目指して、自らの手と足を使って体現していきます。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

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